UNI/PdR 188:2026: la nuova prassi UNI per i controlli nei servizi di Soft Facility Management

Il 16 gennaio 2026 è entrata in vigore la UNI/PdR 188:2026, la nuova Prassi di Riferimento UNI che rivoluziona il modo di monitorare e verificare la qualità dei servizi di Soft Facility Management in regime di appalto. Per le aziende che acquistano servizi di pulizia, portierato, gestione rifiuti e manutenzione del verde, questa prassi introduce un modello strutturato, trasparente e misurabile per il controllo della qualità. E Euro Service Group, con la sua app proprietaria di controllo qualità e le certificazioni ISO 9001, 14001 e 45001, è già perfettamente allineata a questi nuovi standard. In questa guida ti spieghiamo cosa cambia e come prepararti.

1. Cos'è la UNI/PdR 188:2026

La UNI/PdR 188:2026 (Prassi di Riferimento UNI) è un documento tecnico pubblicato dall'Ente Italiano di Normazione (UNI) in collaborazione con la Fondazione Scuola Nazionale Servizi. Il suo titolo completo è: "Soft Facility Management – Esecuzione dei servizi in regime di appalto – Requisiti di monitoraggio e verifica di adeguatezza e corretta esecuzione".

Non è una norma tecnica in senso stretto, ma stabilisce qualcosa di molto concreto: come devono essere monitorati e verificati i servizi esternalizzati nelle strutture pubbliche e private, con un focus particolare sui servizi di Soft Facility Management (pulizia, disinfezione, portierato, gestione rifiuti, manutenzione del verde, logistica interna). La prassi si applica sia al settore pubblico che a quello privato, offrendo un quadro di riferimento comune per committenti e fornitori.

2. Perché è stata creata (e perché riguarda anche la tua azienda)

Il contesto che ha portato alla UNI/PdR 188:2026 è noto a chiunque abbia a che fare con gli appalti di servizi: la distanza tra ciò che viene promesso in sede di gara e ciò che viene effettivamente erogato è spesso molto ampia. Il D.Lgs. 36/2023 (Nuovo Codice dei Contratti Pubblici) ha spostato l'asse dalla correttezza formale della procedura di gara alla qualità dell'esecuzione. Non basta più assegnare l'appalto correttamente: la stazione appaltante è ora chiamata a presidiare attivamente la fase esecutiva.

La UNI/PdR 188:2026 traduce questo principio in metodologia operativa. Come sottolineato dalla Fondazione Scuola Nazionale Servizi, "la prassi definisce criteri e requisiti per valutare l'adeguatezza delle prestazioni, introducendo indicatori oggettivi e misurabili che permettono a committenti e fornitori di adottare un linguaggio comune nella gestione e nel controllo dei contratti".

La prassi di riferimento UNI/PdR 188 individua i requisiti per il monitoraggio e la verifica della corretta esecuzione delle prestazioni oggetto del contratto attuativo e del rispetto dei livelli di servizio prestati dal fornitore di servizi di Soft Facility Management. Centralità del risultato, oggettività e misurabilità dei controlli, trasparenza e responsabilità, flessibilità e adattabilità, nonché sostenibilità economica e ambientale sono alcuni dei principi ispiratori di questa Prassi di Riferimento.

3. I quattro pilastri della prassi

La UNI/PdR 188:2026 struttura il processo di controllo in quattro fasi cicliche: pianificazione, esecuzione, verifica e miglioramento, con ruoli definiti e criteri condivisi tra committente e fornitore.

• ● Pianificazione: si definiscono gli obiettivi, i metodi di controllo e le responsabilità di ciascun attore. Si redige il Manuale delle attività di monitoraggio e verifica, documento bilaterale che accompagna l'intero ciclo contrattuale e rappresenta lo strumento operativo centrale della prassi
• ● Esecuzione: i controlli vengono effettuati secondo quanto pianificato, con tracciabilità digitale delle operazioni e documentazione puntuale di ogni attività
• ● Verifica: i risultati dei controlli vengono analizzati e confrontati con i livelli di servizio attesi (SLA), con reportistica periodica condivisa tra le parti
• ● Miglioramento: le criticità emerse vengono affrontate con azioni correttive e il processo viene affinato nel tempo, in un'ottica di miglioramento continuo

La prassi nasce dalla necessità di offrire un set metodologico comune per la pianificazione dei controlli nei servizi di soft facility, offrendo finalmente un linguaggio comune e un metodo condiviso tra tutti gli attori del settore.

4. Quali servizi sono interessati dalla prassi

La UNI/PdR 188:2026 si applica a un insieme preciso di servizi, che costituiscono il cuore del Soft Facility Management. Tra questi rientrano:

• ● Pulizia professionale e sanificazione: la prassi le descrive come attività essenziali per garantire ambienti indoor sicuri e salubri
• ● Portierato e reception: servizi di accoglienza e gestione accessi, fondamentali per l'immagine aziendale e la sicurezza
• ● Gestione rifiuti aziendali: raccolta, differenziazione e smaltimento con particolare attenzione alla circolarità
• ● Logistica interna e movimentazione: gestione di magazzini, archivi e traslochi aziendali
• ● Manutenzione del verde: cura di giardini e aree esterne aziendali

Per ciascuno di questi servizi, la prassi definisce le modalità di controllo a più livelli: verifica delle forniture effettivamente utilizzate in cantiere, controllo di risultato su superfici e ambienti, controllo di processo su competenze e attrezzature degli operatori.

5. Tracciabilità digitale e reportistica in tempo reale: la vera novità

La UNI/PdR 188:2026 spinge verso una cultura della qualità verificabile e documentata, con tracciabilità digitale e reportistica condivisa in tempo reale. Questo significa che i controlli non possono più essere "fotografie" isolate o verifiche occasionali: devono essere sistematici, continui e documentabili.

Per le stazioni appaltanti (Pubbliche Amministrazioni ma anche grandi aziende private) è uno strumento per rendere i controlli oggettivi e verificabili. Per i fornitori di servizi, è la conferma che investire in standard, formazione e tecnologia non è un costo: è un requisito sempre più atteso e richiesto.

La prassi introduce elementi innovativi come la mappatura dei processi, l'analisi dei rischi, il Manuale dei Controlli come riferimento operativo e un sistema di monitoraggio progettato in coerenza con il Codice dei Contratti Pubblici.

6. Euro Service Group: già allineata con l'app proprietaria di controllo qualità

Euro Service Group non aspetta che le normative cambino per adeguarsi: abbiamo sviluppato una app proprietaria per i controlli di qualità che risponde perfettamente ai requisiti della UNI/PdR 188:2026, anticipando le esigenze del mercato.

La nostra app consente di:

• ● Monitorare il servizio in tempo reale su ogni singola postazione di lavoro, con geolocalizzazione e timestamp delle verifiche
• ● Tracciare digitalmente tutti i controlli effettuati, con evidenza di data, ora e operatore responsabile, in piena conformità con i principi di trasparenza della prassi
• ● Generare reportistica automatica condivisibile con il committente in tempo reale, attraverso cruscotti visivi e grafici di performance
• ● Documentare eventuali non conformità e le relative azioni correttive, garantendo la tracciabilità completa del ciclo di miglioramento
• ● Garantire standard elevati e costanti nel tempo, come richiesto dalla nuova prassi, grazie a protocolli di controllo standardizzati e ripetibili

Il nostro servizio di pulizia professionale è interamente governato attraverso questo sistema di controllo digitale, che ci permette di offrire ai nostri clienti piena trasparenza e tracciabilità di ogni intervento. I nostri servizi di sanificazione e disinfezione seguono lo stesso protocollo di controllo qualità, garantendo ambienti sicuri e conformi.

I nostri servizi di reception aziendale e i servizi integrati di facility management sono gestiti con la stessa logica di controllo qualità, offrendo al committente un monitoraggio costante e reportistica periodica su tutti i KPI contrattuali.

Quando un nostro cliente ha bisogno di verificare la qualità del servizio, può accedere ai dati dei controlli in qualsiasi momento. Non ci sono "zone d'ombra" o verifiche inaccessibili: tutto è tracciato, documentato e condivisibile in tempo reale. Questo approccio è pienamente allineato con i principi di trasparenza, responsabilità e qualità misurabile che sono alla base della UNI/PdR 188:2026.

7. Le certificazioni ISO e la qualità come sistema

La qualità non si improvvisa. Oltre all'app proprietaria di controllo, Euro Service Group opera secondo sistemi di gestione certificati ISO che garantiscono processi controllati e conformi agli standard internazionali.

• ● ISO 9001: certifica un sistema di gestione della qualità orientato all'efficienza operativa e alla soddisfazione del cliente, con particolare attenzione al controllo dei processi e al miglioramento continuo
• ● ISO 14001: attesta l'impegno nella gestione ambientale responsabile e nella riduzione dell'impatto ambientale delle attività operative, in linea con i principi di sostenibilità della prassi
• ● ISO 45001: garantisce elevati standard di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro, a tutela dei lavoratori e dei collaboratori, un aspetto centrale anche nella UNI/PdR 188

Le certificazioni ISO rappresentano il risultato di un percorso strutturato basato su organizzazione, controllo e responsabilità, che guida ogni processo aziendale e rafforza il rapporto di fiducia con clienti, partner e istituzioni.

8. Cosa fare per adeguarsi alla nuova prassi (se sei un committente)

Se la tua azienda acquista servizi di soft facility management (pulizie, portierato, gestione rifiuti, manutenzione del verde, ecc.), la UNI/PdR 188:2026 ti offre un'opportunità per alzare il livello qualitativo dei servizi che ricevi e rendere i controlli più trasparenti. Ecco cosa puoi fare:

• ● Richiedi al tuo fornitore di servizi se ha già implementato sistemi di controllo digitale conformi alla UNI/PdR 188:2026 e se dispone di certificazioni ISO che attestino la qualità dei processi
• ● Pretendi reportistica periodica con dati oggettivi e tracciabili, non solo dichiarazioni di intenti o certificazioni generiche. La reportistica deve includere KPI misurabili e trend temporali
• ● Stabilisci nel contratto un sistema di controlli a più livelli (forniture, risultato, processo) come previsto dalla prassi, con penali e azioni correttive per eventuali non conformità
• ● Coinvolgi il fornitore nella redazione del Manuale delle attività di monitoraggio e verifica condiviso, che deve accompagnare l'intero ciclo contrattuale
• ● Valuta la possibilità di affidare a un unico fornitore la gestione integrata di più servizi, come fa Euro Service Group con il facility management integrato, per semplificare il coordinamento dei controlli

La prassi non è un vincolo burocratico: è uno strumento per garantire che tu riceva esattamente quello per cui paghi, con la trasparenza e la qualità che meriti. E un fornitore che già opera con questi standard è il partner ideale per accompagnarti in questo percorso.

Conclusione: la qualità non è più un optional

La UNI/PdR 188:2026 segna un punto di svolta per il settore del soft facility management in Italia, aprendo una nuova fase basata su trasparenza, responsabilità condivisa e qualità misurabile.

Per le aziende committenti, è l'occasione per pretendere servizi migliori, con controlli oggettivi e tracciabili. Per i fornitori, è la conferma che chi investe in tecnologia, formazione e processi strutturati sarà premiato.

Euro Service Group è già pronta: la nostra app proprietaria di controllo qualità, le nostre certificazioni ISO e il nostro approccio integrato alla gestione dei servizi ci rendono il partner ideale per le aziende che vogliono essere all'avanguardia nella gestione della qualità.

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